Berita Artikel Pelayanan Mahasiswa Melengkapi Peralatan Ijazah
25 Juni 2025 | Kampus UNIPMA – Universitas PGRI Madiun
Suasana di ruang layanan Biro Administrasi Akademik (BAA) Universitas PGRI Madiun (UNIPMA) pada hari Rabu, 25 Juni 2025, tampak sibuk dan penuh dinamika. Sejak pagi hari, antrean mahasiswa terlihat mengular di luar bilik layanan utama. Mereka datang dengan membawa berbagai dokumen penting, baik dalam bentuk asli maupun salinan, dengan satu tujuan: melengkapi kekurangan peralatan ijazah sebagai bagian dari proses akhir penyelesaian studi.
Proses ini merupakan rangkaian dari tahap finalisasi kelulusan yang harus dilalui oleh seluruh mahasiswa semester akhir sebelum bisa mendapatkan ijazah resmi dari universitas. Peralatan yang dimaksud meliputi berkas-berkas administratif seperti fotokopi ijazah SMA/sederajat yang telah dilegalisir, salinan KTP, Kartu Keluarga, sertifikat TOEFL atau setara, serta kelengkapan lainnya seperti bukti bebas tanggungan perpustakaan, bukti telah mengunggah karya ilmiah ke portal kampus, dan pas foto formal sesuai ketentuan.
Antrean Mahasiswa yang Panjang, Tetapi Tertib
Pukul 08.00 WIB, ruang layanan BAA sudah dipadati mahasiswa. Petugas akademik yang bertugas pagi itu, termasuk beberapa staf administrasi perempuan berhijab seperti tampak dalam gambar dokumentasi, langsung membuka layanan dan menyambut mahasiswa dengan ramah namun sigap. Mereka memeriksa satu per satu kelengkapan berkas yang dibawa oleh mahasiswa, sambil memberikan instruksi tambahan jika ditemukan kekurangan.
Beberapa mahasiswa tampak mondar-mandir ke fotokopi atau ke unit layanan lain seperti perpustakaan atau laboratorium untuk meminta surat bebas tanggungan. Suasana menjadi sedikit riuh, namun tetap tertib berkat koordinasi yang baik dari petugas.
“Ini sudah saya lengkapi semua, Bu, tinggal cap fakultas saja,” ujar seorang mahasiswa dari Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) sembari menyerahkan map berisi dokumen.
Petugas memeriksa dokumen tersebut, mencocokkan dengan daftar periksa yang telah disiapkan. Setelah beberapa menit, ia memberikan cap dan tanda tangan sebagai bukti validasi, lalu mengarahkan mahasiswa tersebut ke bagian selanjutnya.
Meja Penuh Dokumen dan Alat Tulis
Dari gambar dokumentasi kegiatan hari itu, terlihat meja layanan penuh dengan dokumen mahasiswa, alat tulis kantor, stempel, formulir isian, bahkan botol minuman dan snack ringan sebagai bekal petugas. Sebuah papan kecil bertuliskan "ISTIRAHAT JUM’AT MULAI 11.00 – 13.00 WIB" turut terpajang di tengah meja, sebagai pengingat waktu istirahat layanan.
Selain dokumen mahasiswa, di atas meja juga tampak surat-surat penting seperti legalisir ijazah asli, map ijazah bertuliskan logo universitas, serta beberapa perangkat penting seperti microphone untuk pengumuman internal dan alat cetak label yang digunakan untuk identifikasi dokumen.
Gambar ini menjadi cerminan nyata dari dinamika layanan akademik yang intens namun tetap rapi dan profesional.
Komitmen BAA Memberikan Layanan Terbaik
Menurut Ibu Rini, salah satu staf senior BAA yang ikut menangani proses hari itu, puncak pelayanan biasanya terjadi seminggu sebelum batas akhir penyerahan berkas ijazah. “Biasanya mahasiswa baru ramai saat mendekati deadline. Tapi kami sudah antisipasi dengan membuka dua loket dan menambah waktu layanan bila diperlukan,” ujarnya sambil memeriksa tumpukan dokumen.
Ia juga menjelaskan bahwa kesalahan umum yang sering ditemukan antara lain pas foto tidak sesuai ketentuan (latar belakang, ukuran, dan pakaian formal), belum mengisi form bebas tanggungan perpustakaan secara online, atau nama di dokumen yang tidak konsisten dengan ijazah SMA.
“Semua bisa dibantu selama mahasiswa aktif bertanya dan bersedia melengkapi. Kami di sini untuk memfasilitasi, bukan menghambat,” tambahnya.
Mahasiswa Mengapresiasi Layanan yang Cepat dan Ramah
Salah satu mahasiswa bernama Arif dari Fakultas Teknik mengaku sangat terbantu dengan pelayanan hari itu. “Saya kira bakal ribet dan lama, ternyata cepet juga. Cuma nunggu sekitar 15 menit udah diproses,” katanya. Ia juga mengapresiasi sikap ramah para petugas meskipun mereka sedang menangani banyak mahasiswa sekaligus.
Hal senada disampaikan oleh Nadia, mahasiswi dari Fakultas Ekonomi. Ia datang dari luar kota dan baru bisa menyelesaikan kekurangan dokumen hari ini. “Alhamdulillah nggak perlu balik dua kali, tadi langsung dibantu periksa semuanya,” ujarnya sambil menunjukkan surat tanda selesai proses legalisasi.
Digitalisasi Proses untuk Masa Depan
Meskipun proses layanan masih banyak yang dilakukan secara manual, UNIPMA tengah merintis sistem layanan digital berbasis web dan aplikasi mobile. Sistem ini dirancang untuk mempercepat dan mempermudah proses administrasi, termasuk pendaftaran wisuda, pengajuan legalisir, dan cek status ijazah.
“Kami sedang integrasi dengan sistem informasi akademik agar nanti mahasiswa cukup unggah dokumen dari rumah, dan tinggal ambil fisik ijazah saat sudah siap,” jelas Bapak Agus, kepala BAA UNIPMA. Ia berharap sistem baru ini bisa diuji coba pada semester depan.
Namun ia menekankan bahwa edukasi kepada mahasiswa tetap penting. “Meski sistem online, kesadaran mengisi data secara akurat dan mengikuti prosedur tetap harus ditanamkan.”
Penutup: Satu Langkah Menuju Kelulusan
Proses melengkapi kekurangan peralatan ijazah memang bisa menjadi tantangan tersendiri, terutama bagi mahasiswa yang belum terbiasa dengan urusan administratif. Namun, dengan adanya dukungan layanan yang sigap, petugas yang profesional, serta sistem koordinasi yang jelas, proses ini dapat dilalui dengan lancar.
Hari itu, Rabu 25 Juni 2025, menjadi salah satu bukti nyata dedikasi Biro Administrasi Akademik UNIPMA dalam mengawal mahasiswa menuju gerbang akhir studi. Pelayanan tidak hanya sekadar prosedural, tetapi juga menjadi bagian dari penghormatan terakhir kampus kepada perjuangan mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya.
Dalam suasana yang sibuk namun bersahabat, para mahasiswa satu per satu menyelesaikan proses mereka. Dan di balik tumpukan dokumen dan keringat para petugas, tersimpan semangat untuk terus melayani dengan hati. Karena setiap ijazah yang diterbitkan bukan hanya selembar kertas, tapi simbol kerja keras, doa, dan harapan untuk masa depan yang lebih baik.
