AKTIVITAS PELAYANAN MAHASISWA DAFTAR ULANG DI RUANG BAA UNIVERSITAS PGRI MADIUN 1 Juli 2025
Pagi itu, Selasa 1 Juli 2025, udara di lingkungan Universitas PGRI Madiun terasa hangat oleh semangat mahasiswa yang mulai berdatangan untuk melakukan daftar ulang. Sebagai siswa PKL yang ditugaskan di ruang Biro Administrasi Akademik (BAA), saya turut menyaksikan dan terlibat langsung dalam proses pelayanan ini. Ini bukan sekadar hari biasa, melainkan salah satu hari penting dalam dunia administrasi kampus, khususnya bagi mahasiswa aktif yang ingin memperbarui status akademiknya.
Sejak pukul 08.00 WIB, jendela pelayanan mulai dipadati mahasiswa dari berbagai fakultas yang membawa map berisi dokumen. Mereka tampak antusias, meski sebagian juga terlihat cemas dan ragu apakah persyaratan mereka sudah lengkap. Saya, bersama beberapa teman PKL lainnya, sudah bersiap di balik meja pelayanan. Kami mendapat tugas untuk membantu mengecek berkas, memberikan arahan, dan memastikan alur pelayanan berjalan dengan tertib. Di tengah keramaian itu, kami belajar bagaimana menghadapi berbagai karakter mahasiswa dengan sabar dan tanggap.
Sebagai bagian dari tim yang berada langsung di garis depan pelayanan, saya memegang peran penting dalam memeriksa dokumen seperti bukti pembayaran SPP, kartu mahasiswa, lembar biodata, dan surat pernyataan. Setiap mahasiswa harus melewati proses verifikasi yang cukup ketat agar tidak terjadi kesalahan data. Ada beberapa mahasiswa yang harus kami arahkan kembali karena kelengkapan berkasnya belum terpenuhi, seperti belum melegalisir dokumen, fotokopi yang kurang jelas, atau data diri yang tidak sesuai dengan sistem. Meski begitu, kami tetap memberikan penjelasan dengan ramah agar mahasiswa merasa terbantu, bukan justru terbebani.
Pengalaman ini memberi saya banyak pelajaran berharga. Saya mulai memahami pentingnya ketelitian dalam dunia kerja nyata, terutama di bagian administrasi yang menyangkut langsung pada masa depan akademik seseorang. Setiap berkas yang kami terima harus diperiksa dengan teliti, diberi cap, dicatat di daftar harian, lalu disortir berdasarkan fakultas. Tidak boleh ada kesalahan, karena satu dokumen yang keliru bisa berakibat panjang pada proses akademik mahasiswa tersebut.
Salah satu mahasiswa yang saya layani datang dengan tampang sedikit bingung. Ia membawa berkasnya dalam map kuning, namun tampak ragu saat menyerahkan ke petugas. Setelah saya periksa, ternyata fotokopi bukti pembayarannya belum dilegalisir. Saya lalu menjelaskan secara detail mengapa legalisir itu penting, dan bagaimana ia bisa segera mengurusnya ke bagian keuangan. Ia pun mengangguk paham dan segera melangkah cepat ke gedung sebelah. Hal-hal kecil seperti ini memberi saya kebanggaan tersendiri—karena saya telah membantu mahasiswa memahami proses administrasi kampus dengan lebih baik.
Selama proses pelayanan berlangsung, koordinasi antarpetugas menjadi sangat penting. Saya belajar bagaimana kerja tim dilakukan dalam suasana yang sibuk dan padat. Setiap orang memiliki peran berbeda namun saling terhubung: ada yang mengecek dokumen fisik, ada yang menginput data ke komputer, ada yang menandai status di buku kontrol, dan ada yang mengarsipkan dokumen. Kami harus saling memberi informasi dengan cepat namun tetap akurat. Jika ada kendala, kami segera mendiskusikannya agar tidak menumpuk atau menimbulkan antrean panjang.
Yang menarik, di balik meja pelayanan tersedia berbagai perlengkapan kerja seperti komputer yang sudah terkoneksi ke sistem akademik, printer, stempel, alat tulis lengkap, hingga pengeras suara dan mikrofon yang digunakan untuk memanggil mahasiswa. Semua ini memudahkan kerja kami dan membuat proses pelayanan lebih efisien. Saya pun sempat diajari oleh salah satu staf BAA bagaimana cara menggunakan sistem input data akademik dan cara mengarsipkan dokumen digital agar tidak hilang atau tercampur.
Pukul 11.00 WIB, pelayanan dihentikan sejenak untuk istirahat Jumat, seperti tertera di papan kecil bertuliskan “ISTIRAHAT JUM’AT MULAI 11.00 – 13.00 WIB”. Ini memberi waktu bagi kami untuk mengevaluasi pekerjaan yang sudah dilakukan di pagi hari. Kami mengatur ulang dokumen-dokumen yang sudah masuk, menyusun daftar mahasiswa yang telah menyelesaikan daftar ulang, dan memeriksa apakah masih ada data yang belum tercatat. Setelah itu, kami melanjutkan pelayanan hingga sore hari.
Saya merasa sangat bersyukur mendapat kesempatan menjalani PKL di ruang BAA ini. Bukan hanya karena bisa membantu mahasiswa, tapi juga karena saya memperoleh pengalaman nyata yang kelak akan berguna saat saya masuk ke dunia kerja. Saya belajar bahwa bekerja di bidang administrasi membutuhkan ketelitian, ketegasan, sekaligus sikap ramah. Pelayanan publik tidak hanya soal mengurus dokumen, tapi juga tentang memberikan rasa nyaman dan kejelasan informasi kepada mereka yang dilayani.
Banyak mahasiswa yang mengucapkan terima kasih karena merasa terbantu. Ada yang bahkan kembali ke jendela hanya untuk menyampaikan rasa hormat karena sudah dibimbing dengan baik. Hal-hal sederhana seperti ini membuat saya semakin yakin bahwa sekecil apa pun peran kita, selama dilakukan dengan sungguh-sungguh dan tulus, pasti akan memberikan dampak positif bagi orang lain.
Di akhir hari, setelah pelayanan ditutup, kami kembali menyusun laporan harian dan mengecek dokumen-dokumen yang masuk. Semua map dikumpulkan dan disusun berdasarkan jurusan, lalu dimasukkan ke dalam lemari arsip. Staf BAA pun mengingatkan kami untuk selalu menjaga kerahasiaan data mahasiswa dan tidak membiarkan dokumen terbuka di sembarang tempat.
Kegiatan daftar ulang mahasiswa ini tidak hanya menjadi rutinitas administratif, melainkan juga bagian dari proses besar yang menentukan jalannya kegiatan akademik di kampus. Saya bangga bisa terlibat di dalamnya, meskipun hanya sebagai siswa PKL. Setiap hal yang saya lakukan hari ini—mulai dari menerima berkas, memberi penjelasan, hingga mengarsipkan dokumen—semua terasa berarti.
Saya berharap, pengalaman ini bisa menjadi bekal bagi saya ke depannya. Entah nanti saya bekerja di bidang administrasi, pendidikan, atau bidang lain, keterampilan yang saya pelajari hari ini akan tetap relevan: komunikasi, ketelitian, kerja tim, dan tanggung jawab. Saya juga berharap pelayanan di BAA Universitas PGRI Madiun terus berkembang dan semakin profesional, agar seluruh mahasiswa mendapatkan layanan terbaik yang mendukung perjalanan akademik mereka.
